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产业分析

赛迪智库:我国远程办公亟须解决三大难题

一、中美远程办公发展差异化分析

美国远程办公已成为常态化形式。一是前沿数字技术提供了远程办公技术支持。美国数字技术起步早,通信技术和信息安全技术的发展使远程办公成为美国广泛接受的工作形式之一。提高软件协同办公效率的文档、沟通、项目管理等软件,如Google Docs、Slack、Teambition等,以及时间跟踪程序,如Work Examiner、Veriato、InterGuard等,已被各行各业的数千家公司采用。二是现代化机制规范了远程办公管理秩序。美国商务部为企业远程办公制定了多项政策,包括安全管理措施、办公形式、办公设备使用和办公许可等;企业被要求其远程办公服务器强制遵守远程办公安全管理政策。在管理扁平化和事务流程简约化等企业管理革命背景下,美国规范的远程办公赢得了市场的信赖。三是常态化发展探索出远程办公行业应用场景。Global Workplace Analytics的调查数据显示,计算机科学、艺术设计和媒体、商业和金融以及管理行业的远程办公雇员比例过去十年持续上升。这表明这些行业逐渐形成常态化的远程办公应用场景。ACS在2019年发布的调查报告显示,美国约470万员工(占总劳动力的3.4%)远程办公时间超过了总办公时间的50%。

国内远程出现爆发良机。一是我国远程办公已步入规模发展前期。虽然普及率远不及发达国健,但我国远程办公存在较大渗透空间。远程办公、云办公、协同办公等相关行业市场规模增速逐年扩大。二是支撑远程办公的数字技术快速发展。云计算、办公协同软件、远程会议软件等已赶超美国,5G网络技术也领先于欧美国家,已进入基站广泛部署阶段,为未来的远程办公提供更为稳定的技术实施条件以及更加广阔的市场发展空间。三是新冠疫情大大提升了企业及个人对远程办公的接受程度。赛迪智库舆情监测数据显示,2月3日习近平总书记在中央政治局常委会会议上对企业复产复工提出了要求和思路,“远程办公”相关话题信息量突增6倍。23日习近平总书记提出疫情防控与复工复产两手抓的最新指示要求,再次将“远程办公”的讨论推向了高潮,相关话题持续三天信息量平均增速高达75%。远程办公满足疫情特殊时机复工复产的客观要求,在一定程度上保障“危机时刻”部门、企业甚至社会的安全地、持续地运转。此次疫情将倒逼远程办公突破障碍,借数字化转型东风,实现常态化发展。

二、我国远程办公亟须解决的三大问题

远程办公信息系统安全性问题。一是数据安全问题。一方面数据权属划分缺乏可行的依据(数据权属问题缺乏法规文件,缺乏对数据统筹管理的部门),另一方面数据在存储和传输的过程中存在被泄露的风险。二是是窃听风险。攻击者侦听流量或记录在线活动,包括捕获用户名和密码。三是服务盗窃风险。攻击者试图出于自己的目的(如发送垃圾邮件)而非法使用远程工作者的服务进程。四是恶意攻击问题。攻击者未经授权对远程电脑等设备上的信息进行物理访问。

远程办公的管理机制问题。一是参与感和归属感降低。远程员工与同事和办公室环境的隔离可能降低员工对组织文化的认同感,从而给管理者带来挑战,团队协同作用难以发挥。二是工作和生活的边界模糊不清。远程办公存受工作环境影响较大,可能影响员工对工作与家庭的时间与空间的界定,分散注意力,使工作变为一种负担。三是组织对远程员工失去控制。缺乏信任是远程办公实施和发展的主要障碍。远程办公不利于管理者的控制和管理。例如,由于远程员工的工作时间与休息时间无法被明确划分,因此便没有了正常的上下班打卡这一强制性要求,管理者也无法对远程员工进行全面的绩效考核。

远程办公应用行业场景尚需摸索。一是不同行业不同职员的远程办公软件操作水平具有明显的差异性,数字化企业一般在招聘要求具有计算机技术能力,而传统制造业的人力资源结构的信息化程度差别较大。二是企业原有的官僚管理模式与扁平化网络化的线上办公模式存在冲突,部分操作过程与线下的管理流程相违背,创业期企业和小微科技企业的办公效率表现要优于大型企业。三是缺乏工作氛围和商务会谈环境,导致企业内外沟通效率不佳,文本、音频和视频是主要的三种线上沟通方式,其中音频和视频主要应用于线上开会等场景,这对网络速度要求较高,多地网友反映流量高峰期网络会存在卡顿等现象。

三、政策建议

一是建立健全现代化远程办公治理体系。一方面,明确数据权属是处理好信息化社会中政府和市场关系的前提,远程办公领域尤为如此。包括政府、企业以及个人对远程办公过程中涉及数据的管理使用的权利、责任和义务。另一方面,远程办公的发展趋势将全方位渗透社会活动,需要尽完善一套有预见性和指导性文件。如制定包括办公形式、办公设备使用和办公许可管理在内的远程办公指导意见;远程办公安全服务器安全使用的管理办法;远程办公商业犯罪法等。

二是打造远程办公网络信息安全体系。一是有关高校、科研院所、企业应积极响应复工复产的号召和满足用户市场的需求,研发安全可靠的网络保密技术和更加模块化多元化个性化的软件,加快5G和WIFI6等通信基础设施的建设,以及降低企业线上办公成本、提高效率。二是呼吁相关部门出台针对网络信息安全的操作手册、行为公约或管理办法等,进一步规范人为的失误操作和恶意操作造成的信息安全问题。三是加强信息系统的安全规则和规定,包括远程工作人员使用的每个远程端点设备。鼓励企业和远程工作人员共同制定安全策略,例如禁止在工作计算机上浏览个人Web和发送电子邮件;切勿通过公共Wi-Fi发送或打开敏感数据。

三是引导企业打造全方位的网络办公生态。支持企业推进数字化转型,增大企业线上办公的投入比重和产出比重。指导企业培育和考核线上团队,设定线上办公基本要求和网络安全培训要求。加速推进企业线上团队的模块分工,形成线上组织工作分配、负责线上成果提交和验收、通信软硬件保障、网络保障等多元一体的新合作模式。推进企业数字化转型的办公模式和运行管理制度转变,线上可采用扁平化管理和使用雇佣—合作模式。

(本文作者就职于赛迪智库信息化与软件产业研究所)

责任编辑:吴丽琳


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